So optimieren Sie das Büro – Umstellen, organisieren und umbauen

Ein großes Chaos im eigenen Büro deutet meistens darauf hin, dass die grundlegende Organisationsstruktur nicht vorhanden oder unzureichend ist. Wenn Sie auch zu den Personen gehören, deren Schreibtisch aussieht wie nach einer Durchsuchung durch die Steuerfahndung, dann haben wir im Folgenden einige grundlegende Tipps und Hinweise, wie Sie Ihre Organisation im Büro wesentlich effizient und logistisch wertvoller gestalten können.

Vorbeugung ist alles

Sie können das Chaos natürlich aufräumen und somit den Schein schaffen, dass eigentlich alles wieder in Ordnung ist. Aber sind wir ehrlich zueinander. Sobald wir aufgeräumt haben, geht das Problem wieder von vorne los und nach einer Woche intensiver Arbeit, häufen sich wieder die Akten und der Papierkram und wir können kaum noch erkennen, wo unsere Tastatur auf dem Schreibtisch eigentlich gerade steht.
Das Zauberwort ist also Vorbeugung: Egal, ob im Home Office oder am Arbeitsplatz. Eine gute Organisation der Arbeitsplätze sorgt für mehr Motivation, Effizienz und somit verbesserte Arbeitsergebnisse.

Feststellung der nötigen Schritte

Bevor man mit den Umbauten und der grundlegenden Organisation anfangen kann, sollte man sich im Detail anschauen, wo die Baustellen überhaupt sind. Stapeln sich an bestimmten Plätzen immer die Akten? Wieviel Zeit benötigen Sie im Home Office oder benötigen andere Mitarbeiter an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen für die Suche nach Akten und Unterlagen? Gibt es überhaupt ein installiertes Ablagesysteme für unterschiedliche Akten und Dokumente? Falls es mehrere Personen gibt, die sich Aufgaben teilen: Sind diese klar abgesteckt und gibt es feste Zuständigkeiten, die die Arbeit effizient halten? Ebenfalls für größere Büros: Gibt es vorgeschriebene Verhaltensregeln? Wenn ja: Hält man sich im Arbeitsalltag noch daran? Falls dies nicht der Fall ist, muss untersucht werden, ob es daran liegt, dass die Vorgaben unsinnig sind oder einfach an Schlampigkeit, die mit der Zeit Einzug hielt.

Konkrete Maßnahmen zur Organisation

Für die konkrete Einrichtung von Maßnahmen zur Verbesserung der Organisation im Büro brauchen Sie in der Regel keinen Akku Schlagschrauber. Das grundlegendste Problem ist zumeist eine Nichteinhaltung der Ablageregeln oder ein Nichtvorhandensein von genügend Ablagefläche und einem Ablagesystem. Diese Systeme lassen sich leicht im Nachhinein integrieren.
Falls genügend Stauraum zur Verfügung steht, dann benötigen Sie lediglich Ablagen, die Sie die verschiedenen Unterlagen trennscharf einlagern lassen. Anbieten tun sich Ablageböden mit Plätzen für Labelaufkleber oder Aktenschränke, die direkt am Arbeitsplatz aufgestellt werden können. Es macht außerdem Sinn in unmittelbarer Nähe, also in einer Schublade oder einem Ablagefach des Schreibtischs selbst die wichtigsten Dokumente und Unterlagen aufzubewahren, die Sie vielleicht täglich oder sogar stündlich nutzen. Gerade diese bleiben häufig aus Bequemlichkeit auf der Schreibtischplatte selbst liegen und sorgen für Unruhe und Chaos im Gesamtbild.

In der heutigen Zeit bietet sich außerdem der Wechsel vom Papierkrieg zur digitalen Speicherung von Dokumenten an. Ein digitales Dokumentensystem lässt sich überall aufrufen und kann viele wiederkehrende Aufgaben automatisiert erledigen. Es speichert die Daten nach Zugehörigkeit getrennt und kann einzelne Eintragungen selbstständig durchführen. Das Spart Zeit, schafft Effizienz und natürlich verbessert Büroarbeit ohne übermäßige Aufgaben zu Papier die allgemeine Ordnung.

Es gibt viele Systeme, die die unterschiedlichsten Bereiche im Büroalltag unterstützen. Ein eigehendes Fax wird direkt digitalisiert, Lieferscheine müssen nicht mühselig in den passenden Ordner geheftet werden und Daten aus den Lieferscheinen ebenfalls nicht per Hand eingegeben werden. Auch das Personalmanagement kann heutzutage effizient am PC erledigt werden. Buchhaltung war immer so zeitaufwändig, weil es häufig tausendmal dieselben Angaben zu unterschiedlichen Sachverhalten waren, die aber aus Gründen der Bürokratie dennoch erledigt werden mussten. Diese Aufgaben fallen nach wie vor an aber können geschickt automatisiert werden. Der Büroalltag wird dadurch komfortabler und die Schreibtische automatisch aufgeräumter. In Zukunft werden Berge an Papier immer seltener werden und Aktenschränke werden häufig nur noch Aufbewahrungsort von externen Festplatten und Speichermedien sein.